Les boek: Inhoud 1. Inleiding... 4 2. Ziekteverzuim... 5 Regels bij ziekte.. 5 Voordelen van een verzuimbeleid.. 7 3. Kortdurend ziekteverzuim... 9 Ziekteverzuim korter dan 8 dagen... 9 4. Lang verzuim... 11 Re-integreren bij langdurige ziekte.. 11 5. Verzuim na conflict.. 14 Arbeidsconflicten oplossen... 14 6. Wet Verbetering Poortwachter.. 16 Verplichtingen... 16 7. UWV.. 19 Uitvoering van de werknemersverzekeringen... 19 8. Spoedcontrole.. 21 Controle bij verdachte ziekmeldingen... 21 9. Sportongeval.. 22 Verzuim- en re-integratieregels bij sportblessures. 22 10. Gesprekstechnieken... 23 Telefonische ziekmelding bij de direct leidinggevende.. 23 Contact onderhouden tijdens de ziekte.. 24 Re-integratiegesprek.. 25 Frequent verzuimgesprek.. 26 Fasen in de gespreksvoering.. 26 Signaleringsgesprek.. 28 Privacy.. 28 10. Voorbeeld verzuimprotocol.. 30  1. Inleiding   Iedere werknemer kan een keer ziek worden. Over het algemeen hoeft dat geen groot probleem te zijn en is de werknemer na een dag weer op de been. Maar soms duurt het langer, bijvoorbeeld bij grotere gezondheidsproblemen of bij een arbeidsconflict. Voor alle gevallen moet de werkgever een goed verzuimbeleid opstellen om te voorkomen dat werknemers onnodig (lang) ziek worden. Dit is niet alleen prettig voor de werknemers, maar ook voor de werkgever die verplicht is het loon van zieke werknemers door te betalen.             2. Ziekteverzuim  Regels bij ziekte Ziekteverzuim is vervelend voor zowel de werknemer als de werkgever. Vooral omdat de werkgever in principe het loon moet doorbetalen. In sommige gevallen bestaat er recht op een uitkering op grond van de Ziektewet. Dan betaalt het UWV ziekengeld door.  Loondoorbetaling Het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat werknemers die ziek zijn, tenminste 70% van hun loon doorbetaald moeten krijgen. Werkgevers zijn verplicht om maximaal twee jaar het loon door te betalen. Hiervoor gelden de volgende voorschriften: o   Het eerste jaar – Werkgevers betalen minimaal 70% van het loon door. Het loon mag niet onder het minimumloon uitkomen. o   Het tweede jaar – Werkgevers betalen minimaal 70% van het loon door. Het loon mag wel onder het minimumloon uitkomen.  Na twee jaar stopt in principe de verplichting tot doorbetaling. De zieke werknemer krijgt dan in principe een WIA-beoordeling. Als een werkgever te weinig heeft gedaan aan de re-integratie kan hij verplicht worden om het loon nog maximaal een jaar door te betalen. Ziektewet Soms heeft een werknemer recht op een uitkering via de Ziektewet. Dit geldt voor: werknemers die ziek én zwanger zijn of die ziek zijn geworden als gevolg van zwangerschap of bevalling werknemers die een orgaan doneren  werknemers met een structurele functionele beperking wegens ziekte of gebrek (no riskpolis) werknemers ouder dan 55 jaar die ziek worden en die direct voordat zij in dienst kwamen ten minste 52 weken een WW-uitkering hebben ontvangen werknemers van wie het dienstverband afloopt tijdens de ziekte, vanaf het moment dat het dienstverband is afgelopen kunnen zij een Ziektewet-uitkering krijgen uitzendkrachten, afhankelijk van de arbeidsovereenkomst sommige oproepkrachten, afhankelijk van de arbeidsovereenkomst  Ziekmelding De situatie van de zieke werknemer bepaalt wanneer en bij wie de werknemer moet worden ziek gemeld:   Bij loondoorbetaling De werkgever moet de zieke werknemer uiterlijk de 4e ziektedag ziek melden bij de arbodienst of bedrijfsarts. Pas als de werknemer na 42 weken nog steeds ziek is, moet door de werkgever een melding worden gedaan bij het UWV.  Overige bepalingen Voor de werkgever gelden verder de volgende bepalingen bij ziekmelding: De werkgever moet de regels voor ziekmelding bekendmaken bij de medewerkers. De werkgever mag aan de werknemer vragen wanneer deze weer denkt te kunnen werken. o  Voor de werknemer gelden de volgende richtlijnen bij ziekmelding: De werknemer moet de verzuimregels (verzuimprotocol) van de werkgever opvolgen. Zo moet de werknemer zich bijvoorbeeld tijdig ziek melden. De werknemer is niet verplicht iets te vertellen over de oorzaak van de ziekte. De werknemer mag spontaan uitleg geven over de oorzaak van de ziekte, maar de werkgever mag daar niet naar vragen.  Re-integratie Zodra de werknemer mogelijkheden heeft om te werken en het genezingsproces verzet zich niet hiertegen, dan moeten zowel werkgever als werknemer een traject starten dat ervoor zorgt dat de werknemer weer werkt, desnoods in ander werk of bij een andere werkgever. Meer hierover staat in het onderdeel re-integratie. Verzuim verminderen Zowel werkgevers als werknemers moeten bijdragen aan het voorkomen van verzuim. Werkgevers kunnen het verzuim en de kans op arbeidsgebonden gezondheidsklachten verminderen door: een gedegen arbo- en verzuimbeleid te organiseren en handhaven zich aan de wettelijke veiligheidsnormen te houden structureel aandacht te besteden aan de persoonlijke werkomstandigheden van de werknemers ondersteuning te vragen aan de arbodienstverlener contact te houden met zieke werknemers  Ziekte beperken en voorkomen Waar mensen werken zal ook verzuim vanwege ziekte optreden. Binnen het kader van bedrijfscontinuïteit is het van belang dat de werkgever in een ziekteverzuimbeleid vastlegt hoe hiermee omgegaan wordt.    Maatwerk Een ziekteverzuimbeleid is maatwerk. Het moet passen bij de aard van het bedrijf, de omvang en de bedrijfscultuur. En omdat het de werknemers betreft, is het ziekteverzuimbeleid instemmingsplichtig, dus formeel pas van toepassing als de vertegenwoordiging van de werknemers (ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging) hiermee ingestemd heeft. Verplichting Het voeren van een ziekteverzuimbeleid is een impliciet omschreven wettelijke plicht voor de werkgever en wordt expliciet genoemd in het Arbeidsomstandighedenbesluit (art. 2.9). Volgens dit artikel adviseert de arbodienst inzake het voeren van een gestructureerd, systematisch en adequaat arbeidsomstandigheden en ziekteverzuimbeleid. De arbodienst moet bijdragen aan de effectuering daarvan, waarbij het met name rekening moet houden met bijzondere groepen van werknemers. Het voorkomen en beperken van ziekte is immers een vanzelfsprekende doelstelling van het arbobeleid. Iedere werkgever is verplicht om beleid te voeren dat zorgt voor de veiligheid en gezondheid van werknemers. Voordelen van een verzuimbeleid Een ziekteverzuimbeleid heeft verschillende voordelen: Het geeft weer hoe de werkgever omgaat met ziekte en ziekteverzuim. Het geeft procedures aan die zieken en functionarissen moeten volgen. Het geeft middelen weer die functionarissen kunnen benutten bij het omgaan met ziekteverzuim. Het geeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden weer die functionarissen hebben bij ziekteverzuim. Het geeft weer op welke wijze gebruikgemaakt kan of moet worden van externe deskundigen.  Onderdelen verzuimbeleid Een effectief ziekteverzuimbeleid bestaat uit een aantal onderdelen: Ziekteverzuimpreventie – Als het arbobeleid ingaat op collectieve, arbeidsgebonden ziekteverzuimpreventie, dan kan het ziekteververzuimbeleid zich richten op de preventie van ziekte meer in het algemeen en de wijze hoe de werkgever hiermee omgaat. Ook kan het ziekteverzuimbeleid ingaan op de wijze waarop voorkomen wordt dat werknemers met een functionele beperking uitvallen voor werk en hoe zijn gere-integreerd kunnen worden. In samenwerking met een arbodienst kunnen de problemen in kaart worden gebracht en oplossingen worden bedacht.                    Ziekteverzuimprotocol – Een protocol beschrijft de processen rondom ziekmelden, verzuimcontrole, verzuimbegeleiding, re-integratie bij langdurig verzuim, loondoorbetaling bij ziekte en de verrekening van vakantiedagen. Door processen en hun inhoud schriftelijk vast te leggen, hebben alle betrokkenen duidelijkheid over hun rechten en plichten en wordt voorkomen dat bepaalde individuen afwijkend behandeld worden.                    Verzuimtraining – Training kan de werkgever en leidinggevenden helpen bij de rol die zij hebben volgens het ziekteverzuimbeleid. In de training leren zij welke vragen wettelijk wel en niet toegestaan zijn en hoe ze een efficiënt gesprek kunnen voeren met de verzuimende werknemer, waardoor deze zo snel mogelijk re-integreert.                     Verzuimregistratie/-analyse – Om de effectiviteit van een ziekteverzuimbeleid te evalueren zijn cijfers en analyses noodzakelijk. Door periodiek de verzuimcijfers en de verzuimoorzaken (geanonimiseerd door de bedrijfsarts) te analyseren worden verzuimpatronen vaak duidelijker. Het ziekteverzuimpercentage kan namelijk het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen of juist van veel en frequent verzuim. Voor preventie of aanpak van het ziekteverzuim is het van belang dit te weten.  Begeleiding bij re-integratie – Om te voorkomen dat werknemers (onnodig) langdurig ziek blijven, is bewaking van het ziekteverzuimproces door een casemanager vaak efficiënt. In het ziekteverzuimbeleid staat meestal welke functionaris de rol van casemanager krijgt. Deze manager begeleidt de zieke werknemers, zodat ze sneller kunnen terugkeren op de werkplek.                    Wat te doen bij conflicten – Soms kan het oordeel om niet te kunnen werken re-integratie in de weg staan. Het is dan een voordeel als het ziekteverzuimbeleid de voorwaarden beschrijft die de zieke kan bewandelen voor een second opinion of die duidelijk maakt wanneer de werkgever het loon op kan schorten.                    Het verzuimbeleid moet in lijn zijn met het algemene bedrijfsbeleid of het personeelsbeleid als onderdeel hiervan. Bijvoorbeeld: als de werkdruk een probleem is en het verzuimbeleid zich vooral richt op de preventie hiervan, past dit niet bij een beloningsbeleid dat hoge bonussen zet op overwerk.   3. Kortdurend ziekteverzuim   Ziekteverzuim korter dan 8 dagen Werkgevers die frequent kortdurend ziekteverzuim willen voorkomen of willen verminderen, zullen allereerst de specifieke oorzaak moeten achterhalen waarom dit in hun onderneming zo veel voorkomt.  Oorzaken kortdurend ziekteverzuim Over het algemeen kunnen er diverse oorzaken zijn die kortdurend ziekteverzuim opleveren, bijvoorbeeld omdat sommige werknemers: een fragiele conditie hebben onvrede hebben met hun werk of inkomen een te hoge werkdruk ervaren onvrede hebben met de relatie met de werkgever of de collega’s problemen van persoonlijke aard hebben  Voor een effectieve aanpak van frequent kortdurend ziekteverzuim is het voorwaarde om eerst de oorzaak te achterhalen. Maatregelen tegen frequent kortdurend ziekteverzuim Werkgevers kunnen de volgende maatregelen treffen om kortdurend ziekteverzuim tegen te gaan: Contact met betrokkene – Als een werknemer zich regelmatig en voor een korte duur ziek meldt, is het verstandig om een gesprek met hem aan te gaan en te achterhalen wat de oorzaken kunnen zijn. Soms kan een kleine aanpassing in het werk veel oplossen.  Duidelijke afspraken – De werkgever maakt het ziekteverzuimbeleid duidelijk inzichtelijk en bespreekt de regels voor verzuim in het bedrijf. Medewerkers die zich bijvoorbeeld ziek melden omdat hun kind ziek is, hebben feitelijk geen recht op loondoorbetaling tijdens ziekte omdat ze bij die reden niet ziek zijn. Aan hen moet duidelijk gemaakt worden dat daar andere oplossingen voor zijn, zoals een vrije dag of eventueel calamiteitenverlof.  Controleer – Als een werkgever het vermoeden heeft dat een werknemer onterecht verzuimt, dan kan de werkgever, leidinggevende of collega zich ook op de hoogte stellen door de werknemer op het verpleegadres te bezoeken. Hij kan ook een spoedcontrole aanvragen bij de arbodienst hoewel steeds meer arbodiensten dit middel schuwen. Zorg er echter voor dat alle mogelijkheden van controle zijn beschreven in het ziekteverzuimbeleid, zodat subjectieve handelswijzen voorkomen worden.  Drempel verhogen – Ziek melden gaat over het algemeen gemakkelijk per sms, e-mail of via de partner. Het blijkt dat werknemers zich minder gemakkelijk ziek melden als zij dit persoonlijk moeten doen bij hun leidinggevende en als ze de taken en opdrachten moeten doorgeven die niet kunnen blijven liggen.  Wachtdagen instellen - Een werkgever kan bepalen om de eerste twee ziektedagen geen loon door te betalen.  Re-integratie begint in eerste week Of verzuim wegens ziekte kort blijft, is soms niet te voorspellen. Vandaar dat wettelijk bepaald is dat de werkgever al in de eerste week na het ziek melden een melding moet doen bij de bedrijfsarts. Zo is vanaf vrijwel het begin van de ziekmelding duidelijk of er sprake is van ziekte of gebrek en kan een inschatting gemaakt worden van de noodzaak tot re-integratie.  4. Lang verzuim  Re-integreren bij langdurige ziekte Werknemers die ziek worden, zijn meestal binnen een paar dagen weer op de been. Maar het kan voorkomen dat een medewerker langer uit de roulatie is. Werkgever en werknemer moeten in dat geval beiden werken aan een effectieve re-integratie.  Terug naar het werk Het is niet prettig als een werknemer langdurig ziek is. Niet voor de werknemer, maar ook niet voor de werkgever, die daardoor een arbeidskracht mist. Het is daarom goed als er alles aan gedaan wordt om deze zieke werknemer weer zo snel mogelijk aan het werk te krijgen. Dat heet re-integratie. Terugkeer naar werk kan op twee manieren plaatsvinden: Re-integratie eerste spoor - De werknemer keert terug bij zijn huidige werkgever. Eventueel in een nieuwe of aangepaste functie.  Re-integratie tweede spoor - De werknemer kan niet meer terecht bij zijn huidige werkgever en krijgt passend werk bij een andere werkgever.  Gezamenlijke verantwoordelijkheid Vooral de werkgever, maar zeker ook de zieke werknemer zelf, is verantwoordelijk voor de re-integratie. Dat betekent dat zij er beiden alles aan moeten doen om de zieke werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Hierbij moeten ze zich laten ondersteunen door een gecertificeerd verzuimbedrijf. Dat kan een arbodienst maar ook een ander gespecialiseerd bedrijf zijn. De bedrijfsarts stelt vast wat de werknemer medisch gezien nog aan werk kan verrichten. Re-integratietraject Om instroom in de WIA te voorkomen en te zorgen voor een snelle en effectieve re-integratie is de Wet Verbetering Poortwachter in werking getreden. Deze schrijft voor wat werkgever en werknemer moeten doen bij dreigend langdurig verzuim. De belangrijkste stappen van dit re-integratietraject zijn: Week 6 – Binnen zes weken moet de bedrijfsarts een probleemanalyse maken. Hierin staat waarom de werknemer niet meer kan werken, wat zijn mogelijkheden tot herstel zijn en wanneer hij het werk weer denkt te kunnen hervatten.  Week 8 – Binnen acht weken stelt de werkgever samen met de werknemer een plan van aanpak op. In dit plan wordt beschreven wat beide partijen gaan doen om de werknemer weer aan het werk te krijgen. Het plan van aanpak is gebaseerd op de probleemanalyse.  Week 42 – De werkgever meldt de zieke werknemer bij het UWV.  Week 44 – De werkgever ontvangt van het UWV een bevestiging en krijgt informatie over de activiteiten die ondernomen moeten worden in het tweede ziekjaar. Tevens evalueren werkgever en werknemer het verloop van het eerste zieke jaar.  Week 87 – Hebben alle inspanningen niet geleid tot terugkeer naar het werk, dan ontvangt de werknemer een WIA-aanvraagformulier van het UWV. Dit formulier moet binnen drie weken worden teruggestuurd. Het UWV beoordeelt de re-integratie-inspanningen; afhankelijk daarvan wordt het recht op een WIA-uitkering bepaald en de hoogte ervan vastgesteld.  Evaluatie De wet verplicht werkgevers en werknemers om elke zes weken een evaluatie te houden over de voortgang van de re-integratie. Daarnaast wordt het re-integratieverloop na het eerste jaar bekeken en wordt bepaald wat de stappen voor het komende jaar zullen zijn. Re-integratiedossier en re-integratieverslag De werkgever moet alle re-integratie-inspanningen bijhouden in een re-integratiedossier. Dit vormt de basis van het re-integratieverslag dat aan het einde van 2 jaar ziekte moet worden opgemaakt en dat dient om door het UWV te beoordelen of werkgever en werknemer wel voldoende hebben gedaan. Meer over deze documenten in het dossier re-integratie inspanning. Loondoorbetaling Werknemers die ziek zijn, krijgen hun loon doorbetaald. Werkgevers zijn verplicht om maximaal twee jaar het loon door te betalen. Hiervoor gelden de volgende wettelijke bepalingen: Het eerste jaar – Werkgevers betalen minimaal 70% van het loon door. Het loon mag niet onder het minimumloon uitkomen.  Het tweede jaar – Werkgevers betalen minimaal 70% van het loon door. Het loon mag wel onder het minimumloon uitkomen, maar kan eventueel worden aangevuld met een toeslag.  Na twee jaar stopt de verplichting tot doorbetaling. De zieke werknemer krijgt dan in principe een WIA-beoordeling. Als een werkgever te weinig heeft gedaan aan de re-integratie kan hij verplicht worden tot doorbetaling van maximaal nog een jaar. Als een werknemer onder de Ziektewet valt, dan hoeft de werkgever helemaal niet door te betalen. De werknemer krijgt dan meteen een uitkering van het UWV. Dit is onder andere het geval bij mensen die ziek worden tijdens zwangerschap of na een orgaandonatie en bij werknemers waarbij de werkgever gebruikmaakt van een no-riskpolis of werknemers zonder werkgever.  Tips voor een snelle re-integratie Werkgevers kunnen de re-integratie versnellen via de volgende aandachtspunten: start de re-integratie vanaf de eerste ziektedag ga uit van wat uw werknemer nog wel kan, in plaats van wat hij niet kan vraag hulp aan uw arbodienst of een re-integratiebedrijf laat UWV of uw arbodienst naar het Plan van Aanpak kijken ga na welke subsidies en voorzieningen UWV biedt werkgevers zijn verplicht met elkaar samen te werken ten behoeve van re-integratie  5. Verzuim na conflict  Arbeidsconflicten oplossen Arbeidsconflicten blijken regelmatig een reden voor verzuim op te leveren. Vaak omdat het de enige oplossing lijkt.  Geen geldige reden Onderzoek toont aan dat ongeveer 70.000 tot 100.000 ziekmeldingen per jaar voortkomen uit een conflict op het werk. Een arbeidsconflict is geen legitieme reden voor een ziekmelding, simpelweg omdat er op het moment van ziek melden geen sprake is van ziekte of gebrek. Een conflict kan overigens wel de oorzaak zijn van ziekte en zo toch leiden tot legitiem ziekteverzuim. Het is mogelijk dat partijen (werkgever, werknemer of collega) die betrokken zijn bij een conflict, besluiten tot een ‘afkoelingsperiode’, waarbij ze elkaar een korte tijd niet hoeven te ontmoeten en na kunnen denken over vervolgstappen om de gevolgen van het conflict te beperken. Wel gelden de volgende aanvullingen: Als een arbeidsconflict de oorzaak is van het verzuim, moet de bedrijfsarts aan de werkgever melden dat er geen sprake is van ziekte of gebrek en dat ziekteverzuim dus niet aan de orde is. Als een arbeidsconflict de oorzaak is van het verzuim, dan moet de werknemer dat melden aan de werkgever. Als er spraken is van een conflict, dan moet dat duidelijk worden aangeven in het re-integratieverslag. De werkgever kan de werknemer ertoe aanzetten om tot conflictoplossing over te gaan, eventueel door middel van (aankondiging van) loonopschorting  Conflict met arbodienst Er kan ook een conflict ontstaan tussen de werknemer en de arbodienst, die de oorzaak tot verzuim zal onderzoeken of begeleiden. Als de arbodienst zich in dit onderzoek onfatsoenlijk of onprofessioneel gedraagt, dan kan de benadeelde een klacht indienen die in het uiterste geval kan leiden tot maatregelen tegen de arbodienst of bedrijfsarts. Elke arbodienst is wettelijk verplicht een klachtenprocedure te hebben en moet de werknemer daarop wijzen.    Oplossingen Naar mate conflicten langer blijken te duren, verharden meestal de standpunten en dat maakt de zaak vaak nog ernstiger. Het is daarom zaak om na een korte ‘afkoelingsperiode’ of ’bezinningsperiode’ alle mogelijke oplossingen te inventariseren. Enkele aandachtspunten: Maak een conflict in ieder geval bespreekbaar. Hoe eerder het conflict besproken wordt, hoe beter het is. Zo lang het om een niet-medisch probleem gaat, zal een bedrijfsarts geen oplossing bieden. Probeer emotie en feiten uit elkaar te halen. Bij een conflict zijn vaak meerdere partijen betrokken. Het is zeer belangrijk bij het zoeken naar een oplossing ook hen daarbij te betrekken. Het kan goed zijn om de werknemer een korte tijd betaald verlof op te laten nemen. De werknemer krijgt dan even rust en kan alles op een rijtje zetten. Maak tijdens dit verlof de afspraak om samen naar een oplossing te zoeken. Komen partijen (want een conflict kan ook heel gemakkelijk op de werkvloer ontstaan!) er samen niet uit dan kan de hulp van een conflictbemiddelaar worden ingeroepen. Bijvoorbeeld een ‘mediator’. Een mediator is neutraal en bewaakt het proces om te komen tot een acceptabele oplossing voor beide partijen Bedrijfsartsen zijn gehouden bij een conflict de betreffende handreiking te volgen die is opgenomen in de STECR-richtlijn over dit onderwerp.        6. Wet Verbetering Poortwachter  Om het aantal werknemers dat langdurig ziek is terug te dringen, is de Wet Verbetering Poortwachter ingesteld. Uitgangspunt is dat snel en effectief ingrijpen het verzuim korter maakt.  Gezamenlijke inspanning Ziek zijn is voor niemand prettig. Voor de werknemer niet, maar ook niet voor de werkgever. Het wordt pas echt vervelend als een werknemer door ziekte langdurig uit de roulatie is of zelfs arbeidsongeschikt raakt. Daarom is de Wet Verbetering Poortwachter ingesteld. Die verlangt dat werkgever en werknemer zich samen met arbodienst of gecertificeerde bedrijfsarts inspannen om de zieke werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Verplichtingen Werkgevers en werknemers hebben een aantal verplichtingen, die al beginnen in de eerste week van de ziekmelding. Voor het eerste jaar: Ziektegevallen moeten uiterlijk binnen één week na de eerste ziektedag worden gemeld bij de arbodienst of bedrijfsarts. Is de werknemer zes weken ziek, dan moet door de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse worden gemaakt. Hierin staat waarom de werknemer niet meer kan werken, wat zijn mogelijkheden tot herstel zijn en wanneer hij het werk weer denkt te kunnen hervatten. Binnen acht weken na de ziekmelding of uiterlijk twee weken na de probleemanalyse stelt de werkgever in overleg met de werknemer een Plan van Aanpak (PvA) op. In dit plan staat beschreven wat beiden gaan doen om de werknemer weer aan het werk te krijgen. Het PvA is een onderdeel van het re-integratiedossier. Is er sprake van dreigend langdurig verzuim, dan moet de werkgever een re-integratiedossier bijhouden. Hierin staan het verloop van de ziekte en alle activiteiten die beiden hebben ondernomen om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Iedere zes weken moet de werkgever de voortgang met de werknemer bespreken. Samen met de werknemer kiest de werkgever een casemanager. Deze persoon begeleidt en controleert de uitvoering van het PvA. In de 42e week moet de werkgever de werknemer ziek melden bij het UWV.  Na een jaar: Blijft de werknemer onverhoopt lang ziek, dan volgt tussen week 46 en 52 een eerstejaarsevaluatie. Werkgever en werknemer evalueren het afgelopen jaar en stellen vast welk re-integratieresultaat ze in het tweede ziektejaar willen behalen en hoe ze dat gaan doen. Is de werknemer na twintig maanden nog niet volledig aan de slag, dan stelt de werkgever in overleg met de werknemer een re-integratieverslag op. Hierin staan alle afspraken en concrete resultaten van de geplande werkhervatting. Hebben alle inspanningen niet geleid tot terugkeer naar het werk, dan ontvangt de werknemer in de 87e week een WIA-aanvraagformulier van het UWV. Dit formulier moet hij binnen drie weken terug sturen aan het UWV. Snel daarna beoordeelt UWV het re-integratieverslag en voert het een WIA-keuring uit en start de WIA-uitkering indien aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. o  Indien noodzakelijk moet de werkgever het werk, de werkplek en/of de arbeidsmiddelen van de werknemer aanpassen. Doorbetaling loon Werkgevers moeten hun werknemers bij ziekte twee jaar lang 70% van het laatste loon doorbetalen. Voor het eerste ziektejaar zijn werkgevers wettelijk verplicht minimaal het minimumloon door te betalen. Dat geldt niet voor het tweede ziektejaar. Als een werkgever niet kan aantonen dat hij zich voldoende heeft ingespannen om de werknemer te laten re-integreren, dan kan hem verplicht worden om ook het derde jaar loon door te betalen Passend werk Lukt het niet om de werknemer terug te laten keren in zijn oude functie, dan moet de werkgever hem passend werk aanbieden binnen het bedrijf, bijvoorbeeld werken in deeltijd of met een aangepast takenpakket. In het uiterste geval kan de werkgever hem een andere functie aanbieden of een baan bij een andere werkgever. Weigert de werknemer dit werk te aanvaarden, dan kan dit leiden tot stopzetting van het loon en zelfs tot ontslag. Beoordelen van de situatie Naast de wettelijke verplichtingen hebben werkgevers ook een aantal mogelijkheden om de situatie te beoordelen: De werkgever mag de werknemer niet vragen wat hem scheelt en wanneer hij verwacht weer aan het werk te kunnen. De werkgever kan de werknemer vragen een bezoek te brengen aan de bedrijfsarts. Die beoordeelt of de werknemer in staat in aangepast werk te doen en hoe lang het verzuim kan gaan duren. Ook de arbodienst kan een bezoek aan de zieke werknemer brengen in de vorm van een spoedcontrole. De werkgever kan de werknemer weer met het werk laten beginnen op arbeidstherapeutische basis. Zo kan hij langzaam weer aan het werk wennen. Officieel is de werknemer dan nog wel ziek en moet zijn loon doorbetaald worden. Als de werkgever met de werknemer en/of arbodienst van mening verschilt over de re-integratie, dan kan hij bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Een re-integratiebedrijf kan de werkgever en de werknemer begeleiden bij de terugkeer naar het werk of naar ander werk in hetzelfde bedrijf of naar een andere werkgever.  Maatregelen tegen langdurig verzuim  Maak concrete afspraken in het PvA: wat doet de werknemer om weer aan het werk te komen? En wat doet de werkgever om hem weer aan het werk te helpen? Bespreek het PvA regelmatig met de werknemer. Verandert de situatie van de werknemer, zorg er dan voor dat er snel nieuwe afspraken worden gemaakt. 7. UWV  Uitvoering van de werknemersverzekeringen De uitvoering van de werknemersverzekeringen ligt in handen van het UWV. Onder werknemersverzekeringen vallen bijvoorbeeld WW, WIA, Wajong, WAO, WAZ, WAZO en Ziektewet. Werknemers zonder werk of die ziek zijn en werkgevers met ziek personeel, kunnen dus op den duur met het UWV te maken krijgen.  Werk boven uitkering Het bevorderen van werk is een taak van de overheid en de rol van het UWV hierin is te zorgen voor toeleiding naar werk, of, als dit (gedeeltelijk) niet lukt, een uitkering te verstrekken op basis van eerdergenoemde werknemersverzekeringen. Het uitgangspunt is dus: werk boven uitkering. Het UWV heeft de volgende kerntaken: Werk – Het aan het werk helpen en houden van iedereen die hiertoe in staat is en dit mag. Sociaal medische zaken – Het beoordelen van het recht op een uitkering inzake werkloosheid, (langdurige) ziekte of zwangerschap. Uitkeren – Het verzorgen van uitkeringen wanneer werk niet of niet direct mogelijk is.  Ziekmelding Tegenwoordig hebben de werkgevers in principe de plicht om twee jaar lang het loon door te betalen in geval van ziekte. Vandaar dat een zieke werknemer normaal gesproken niet ziek gemeld hoeft te worden bij het UWV. Dit moet wel in de 42e week na de ziekmelding. Werknemers die geen werkgever hebben (bijvoorbeeld uitzendkrachten), zwangere werknemers die ziek worden of werknemers die ziek zijn vanwege orgaandonatie hebben vaak wel recht op een uitkering vanuit de Ziektewet, dus die moeten zich wel ziek melden bij het UWV. Deze melding moet uiterlijk de vierde ziektedag bij het UWV worden gedaan. Overige taken UWV Werknemers die ziek zijn en werkgevers die ziek personeel hebben, kunnen bij het UWV verder terecht voor onder andere de volgende zaken: Het toekennen van ‘werkvoorzieningen’ waardoor mensen gedeeltelijk aan het werk kunnen komen of blijven. Deskundigenoordeel – Als werkgever en werknemer een verschil van mening hebben over de passendheid van een functie bij re-integratie. Beoordeling WIA-claim – Het UWV beoordeelt of werkgever en werknemer genoeg aan de re-integratie hebben gedaan, op basis van deze uitkomst wordt bepaald of de langdurig zieke werknemer recht heeft op een uitkering en of de werkgever voor maximaal nog een jaar het loon moet betalen aan de werknemer. Het afgeven van een Wsw-indicatie - Voor mensen die vanwege hun arbeidsbeperkingen vrijwel zeker nooit een arbeidsovereenkomst zullen krijgen in een commerciële onderneming. Het afgeven van een ontslagvergunning.  8. Spoedcontrole  Controle bij verdachte ziekmeldingen Als een werkgever het vermoeden heeft dat een werknemer zich onterecht heeft ziek gemeld, dan kan hij een spoedcontrole (laten) uitvoeren. Dit kan al vanaf het moment van ziek melden.  Spoedcontrole Veel werkgevers voeren een ziekteverzuimbeleid waarin de procedure is opgenomen die de werknemer en werkgever moeten volgen bij ziekte. Onderdeel van het beleid kan de eis zijn om het verpleegadres door te geven aan de werkgever en om op bepaalde tijden op dit adres aanwezig te zijn, om zo eventueel contact te kunnen maken met de zieke. Soms kan de werkgever gronden hebben om de ziekmelding niet te vertrouwen. Hij mag zich dan persoonlijk op de hoogte stellen door op de afgesproken tijden een controle uit te voeren, maar wel met het uiterste respect voor de privacy van de werknemer. De werkgever mag dit ook opdragen aan anderen, zelfs direct na ziekmelden van de werknemer. Er kan zelfs sprake zijn van een spoedcontrole. Mocht er naar aanleiding van de controle een verschil van mening ontstaan over het oordeel of de werknemer al dan niet ziek is, en als daarna een bedrijfsarts geen bevredigend oordeel velt, dan heeft de benadeelde partij het recht een deskundigenoordeel aan te vragen bij het UWV. Aan deze second opinion zijn wel kosten verbonden. Een werkgever kan ook verder initiatief nemen door:                   Op de eerste werkdag telefonisch te informeren naar de verwachte duur van het verzuim, welke taken kunnen worden overgenomen om de continuïteit van het werk te garanderen, welke voorzieningen hij kan treffen om de werknemer aan het werk te krijgen en of de werknemer zich al onder behandeling van een arts heeft gesteld.                   De werknemer bij terugkeer aan te spreken over zijn verzuim, bijvoorbeeld als dit frequent is en kortdurend.    Diepere oorzaak Als een bedrijf vaak een spoedcontrole moet inzetten, is dat een indicatie dat er meer aan de hand is in het bedrijf of bij de werknemer. Werknemers melden zich dan blijkbaar vaak onterecht ziek. In plaats van doorgaan met het aanvragen van spoedcontroles, kan de werkgever beter op zoek gaan naar de oorzaak van dergelijk verzuim. Een goed verzuimbeleid helpt daarbij. Lees ook: verzuimbeleid en kort verzuim. 9. Sportongeval  Verzuim- en re-integratieregels bij sportblessures Sporten is gezond. Maar sporten kan ook leiden tot blessures die het werken voor korte of lange tijd onmogelijk maken. Voor de regelingen rondom verzuim en re-integratie maakt dit niets uit. Die zijn hetzelfde als bij een andere ziekteoorzaak.  Sporten is gezond Wetenschappelijk onderzoek heeft in voldoende mate aangetoond dat werknemers die sporten productiever zijn en bovendien minder vaak ziek zijn. Maar het is ook bekend dat sporters blessures kunnen oplopen. Werknemers met een sportblessure, die van mening zijn dat ze tijdelijk niet kunnen werken, kunnen zich gewoon ziek melden. De werkgever moet deze ziekmelding als een normale ziekmelding behandelen met alle rechten en plichten die daarbij horen, inclusief het doorbetalen van het loon. Een werkgever heeft namelijk niet het recht om de oorzaak en de diagnose bij ziekte van de werknemer te weten. Wat mag wel?                   Een werkgever mag tijdens een sollicitatie naar de hobby’s van de werknemer vragen. Zo kan hij een inschatting maken wat de werknemer in zijn vrije tijd doet en welke risico’s daarbij spelen. (De kans op letsel door het verkeer blijkt overigens statistisch een veel groter risico dan sporten.)                   Heeft een werknemer al meerdere keren een ernstige blessure opgelopen, dan mag de werkgever hem formeel daarop wijzen en vragen met die sport te stoppen. Ontslaan mag hij de werknemer niet, ook al legt deze de vraag van de werkgever naast zich neer.                   Om te stimuleren dat werknemers meer gaan bewegen kan de werkgever acties ondernemen, bijvoorbeeld een fiets van de zaak.                   Om het sporten tijdens werktijd te stimuleren bestaan er diverse fiscale regelingen (bijvoorbeeld fitness in werktijd).  10. Gesprekstechnieken   U krijgt informatie over de doelen en aandachtspunten van: 1. een telefonische ziekmelding; 2. contact onderhouden tijdens de ziekte; 3. een reïntegratiegesprek; 4. een frequent verzuimgesprek; 5. een signaleringsgesprek. Tot slot gaan we kort in op de privacy die in deze gesprekken essentieel is. Telefonische ziekmelding bij de direct leidinggevende  De ziekmelding is het eerste contact dat de leidinggevende heeft met de zieke medewerker. Het is van belang dat dit gesprek goed verloopt, zodat de verzuimer het gevoel heeft serieus genomen te worden. Dit gesprek duurt niet lang.  Bij een telefonische ziekmelding is het doel in het algemeen: − Belangstelling tonen voor wat er aan de hand is. Vraag bijvoorbeeld: 'Hoe voel je je?' − Informeren naar de te verwachten verzuimduur om de voortgang van het werk te kunnen regelen. Vraag bijvoorbeeld: 'Hoe lang denk je thuis te blijven?' − Informatie vergaren over de reden(en) van verzuim om te kunnen beoordelen of aangepaste maatregelen nodig zijn. Vraag bijvoorbeeld: 'Heeft het iets met je werk te maken?' − Afspraken maken voor verdere vervolgcontacten (telefonisch, huisbezoek, initiatief, wanneer, etc.). Vraag bijvoorbeeld: 'Wanneer hebben we weer contact met elkaar?' − Vragen of (iemand uit) de organisatie iets kan doen. Vraag bijvoorbeeld: 'Kunnen we iets voor je doen?'  Aandachtspunten: 1. Op het moment van de melding is het uit den boze een mogelijk eerste negatieve reactie te tonen, zoals onnodig wantrouwen, vooroordelen, misplaatste intonatie. Bijvoorbeeld: ‘Alweer ziek?’ of ‘Als het druk is, ben jij altijd de eerste die zich ziek meldt’. Als er terechte twijfels zijn, zijn er andere momenten om daarop terug te komen. 2. Laat de zieke zelf aan het woord, toon belangstelling en verzamel informatie (redenen, gewenste hulp, tijdsduur, etc.). 3. Als de gezondheidstoestand dat toelaat, vermeld dan het belang van de aanwezigheid van iedere medewerker. 4. Maak altijd een afspraak over de verdere voortgang. Wie neemt met wie contact op, wanneer en hoe? 5. In enkele gevallen kan terecht om een spoedcontrole worden gevraagd; overigens mét opgave van redenen! 6. Leg concrete informatie en gemaakte afspraken vast op de daarvoor bestemde formulieren. 7. Informeer direct betrokkenen, zoals collega's, leidinggevenden, etc. Contact onderhouden tijdens ziekte  Contact onderhouden met de zieke kan telefonisch, via de post of een huisbezoek. Vooral voor langdurige zieken kost het steeds meer moeite om weer aan de slag te gaan. Regelmatig contact tijdens langdurige afwezigheid verlaagt de drempel om in de werksituatie terug te keren.  Doel van deze gesprekken is: - Belangstelling tonen. Vraag bijvoorbeeld: 'Hoe is het ermee?' - De zieke betrokken houden bij de organisatie, het werk en de ontwikkelingen daarbinnen. - Informeren naar de te verwachten verzuimduur. Vraag bijvoorbeeld: 'Heb je al enig idee hoe lang je nog thuis zult blijven?' - Eventueel meer informatie vergaren over de reden(en) van verzuim. - Wanneer onduidelijkheid bestaat over de oorzaak van de ziekte, is het van belang om door te vragen of het verzuim te maken heeft met de aard van het werk. Dit kan bijvoorbeeld met de vraag: ‘Is er misschien iets op het werk gebeurd, waardoor je ziek geworden bent?' - Afspraken maken voor verdere vervolgcontacten (telefonisch, huisbezoek, initiatief, wanneer, etc.). Vraag bijvoorbeeld: 'Ik bel je volgende week dinsdag nog even om te horen hoe het gaat, is dat goed?' - Zicht krijgen op mogelijke werkhervatting. - Onderzoeken van mogelijkheden voor (tijdelijk) ander werk bij langdurige arbeidsongeschiktheid.  Na ongeveer drie weken is het aan te raden bij de zieke medewerker langs te gaan. Dit huisbezoek is uitdrukkelijk niet controlerend bedoeld. De leidinggevende laat hiermee zijn belangstelling en betrokkenheid blijken. Maak wel van tevoren een telefonische afspraak. Ga na of contact (bijvoorbeeld met collega's) op prijs wordt gesteld. Als dit het geval is, stimuleer dan dat ook collega's eens op bezoek gaan. Sommige zieke werknemers zijn zelf ook alert op het onderhouden van contact met het bedrijf en gaan af en toe langs op het werk. Het wederzijds onderhouden van regelmatig contact bevordert een voorspoedige terugkeer.  Aandachtspunten: 1. Bereid het gesprek goed voor, mede aan de hand van de verzuimhistorie en verkregen informatie van collega's en/of de arbodienst. 2. Geef eventueel ook interessante bedrijfsinformatie, zodat de zieke 'bijblijft'. 3. Probeer ook om in gesprek te komen over eventuele oorzaken, vooral als deze niet uitsluitend zijn toe te schrijven aan medische gronden. Deze informatie is van belang voor het oplossen van problemen op het gebied van arbeidsomstandigheden. Vraag bijvoorbeeld: ‘Heeft het verzuim (ook) te maken met de werksituatie (inhoud, relaties, omstandigheden) of met de privé-situatie?’ of ‘Heb je al aan mogelijke oplossingen gedacht en zo ja, wie kunnen daaraan bijdragen?’ 4. Stimuleer de zieke medewerker af en toe zelf telefonisch contact op te nemen of eens langs te komen als hij/zij daartoe in staat is. Maak afspraken over vervolgcontacten. 5. Leg informatie en afspraken vast. 6. Ga niet op ziekenbezoek als de medewerker dit niet wil.  Re-integratiegesprek  Een (kort) gesprek voor het moment van werkhervatting is altijd belangrijk. De duur van dit gesprek is mede afhankelijk van het verloop van het verzuim. Het is belangrijk dat de medewerker zich geen weg terug hoeft te vechten!  Als er een 'stevig' gesprek moet worden gevoerd, bijvoorbeeld over wel of niet terecht verzuim, dan kunt u beter van tevoren een afspraak maken.  Het doel van dit reïntegratiegesprek is: - De leidinggevende laat nogmaals blijken begaan te zijn met de medewerker. Vraag bijvoorbeeld: 'Hoe is het om weer terug te zijn?' - De medewerker kan op de hoogte worden gesteld van recente ontwikkelingen. - De medewerker kan aangeven wat eventueel nog zijn of haar beperkingen zijn. - Er kan worden nagegaan of aanpassing van de werkzaamheden noodzakelijk is. - Er kunnen afspraken worden gemaakt die een goede reïntegratie kunnen bevorderen (bijvoorbeeld over de aard of de duur van de werkzaamheden). Vraag bijvoorbeeld: 'Zullen we eens kijken hoe je het beste weer in je werk kunt komen?' - Er kan worden bekeken hoe herhaling kan worden voorkomen. Vraag bijvoorbeeld: 'Kunnen we zaken veranderen in je werk om te voorkomen dat je weer zolang ziek wordt?'  Zorg dat andere betrokkenen (bijvoorbeeld P&O) op de hoogte zijn van de gemaakte afspraken. Zeker als aangepast werk nodig is, is het belangrijk de medewerker tijdens de reïntegratie te volgen, zodat terugval wordt voorkomen.  Aandachtspunten: 1. Is er een balans tussen belasting en belastbaarheid of is deze nog herstellende? 2. Wat is de kans op terugval (pieken en dalen zijn normaal)? 3. Aandacht voor hoelaat beginnen, welk werk en hoeveel uren. 4. Aandacht voor communicatie met collega’s over de terugkeer. 5. Houd geen functioneringsgesprekken in een periode van terugkeer. Training 6. Let op dat iemand niet tussen wal en schip valt. Als bekend is dat iemand hersteld is/wordt verklaard, maak dan afspraken over werkhervatting. Soms blijven mensen onnodig thuiszitten. Frequent verzuimgesprek  Een verzuimgesprek zal vooral plaatsvinden als sprake is van frequent verzuim. De grens van frequent verzuim zal per organisatie verschillen. In de ene bedrijfscultuur wordt jaarlijks drie keer verzuimen als een signaal opgevat, in de andere bedrijfscultuur zal de grens bij vijf keer verzuimen worden gelegd.  Verzuimgesprekken zijn gesprekken die losstaan van het actuele verzuim. Dat wil zeggen dat de leidinggevende zo'n gesprek niet aangaat als iemand op het punt staat te verzuimen of juist terug te keren in de werksituatie. Aanleiding voor een verzuimgesprek vormen de verzuimcijfers.  Doel van het verzuimgesprek is: - De medewerker confronteren met zijn verzuim en de effecten daarvan. Vraag bijvoorbeeld: ‘Was je je ervan bewust dat je zoveel verzuimd hebt?' - De oorzaken van het verzuim achterhalen. Vraag bijvoorbeeld: 'Ik vraag me af of je verzuim misschien iets te maken heeft met het werk?’ - Consequenties van het verzuim voor het werk benoemen. - Oplossingen zoeken. Vraag bijvoorbeeld: 'Zullen we eens samen kijken naar de mogelijke oplossin-gen voor dit probleem?' - Doorbreken van het verzuimpatroon. - Afspraken maken. Vraag bijvoorbeeld: ‘Laten we afspreken dat we over een half jaar evalueren hoe het gaat, is dat goed?'  Het is belangrijk dat u zich goed voorbereidt op het gesprek: • Verzamel gegevens, zoals verzuimcijfers, informatie uit eerdere contacten, etc. • Wat is er naar aanleiding van de informatie te zeggen over het probleem? • In hoeverre wijkt het verzuim af van de norm? • Hoe is de medewerker te motiveren?  Fasen in de gespreksvoering  In een verzuimgesprek is een aantal fasen te onderscheiden:  Voorfase: − doel gesprek uitleggen; − afspraken maken. Zorg dat u van tevoren een afspraak maakt, waarin u aangeeft waarover het gesprek zal gaan.  Fase 1: − 'small-talk' en koffie; − probleem feitelijk stellen; − verzuim relateren aan de norm.  Dit is het begin van het gesprek. Val niet meteen met de deur in huis, maar leid het gesprek in. Stel rustig vast waarover het gesprek zal gaan. Vervolgens geeft u het probleem aan: het verzuim van de medewerker is te hoog in vergelijking met de norm.  Fase 2: − toetsen bij de medewerker; − analyseren verzuim (zoeken naar oorzaken); − oplossingen zoeken; − oplossingen kiezen; − afspraken maken (op papier zetten).  In deze fase analyseert u verzuim en zoekt u samen met de medewerker naar de oorzaken. Pas als die duidelijk zijn, gaat u samen op zoek naar oplossingen. Zorg dat de medewerker daarin ruimte krijgt om suggesties te doen. Wees niet te snel met voorstellen. Beslis samen welke oplossingen u kiest en zet de afspraken op papier.  Fase 3: − samenvatten; − vervolgafspraak maken; − evalueren.  In deze fase wordt samengevat wat besproken is, inclusief afspraken. U maakt een vervolgafspraak, waarna u de medewerker naar zijn mening vraagt over het gesprek.  Aandachtspunten: 1. Hoe is de onderlinge relatie tussen de leidinggevende en de zieke? Als deze relatie slecht is, moet daarin mogelijk eerst iets veranderen. 2. Is de zieke bekend met het verzuimbeleid? Het is van belang dat iedere medewerker op de hoogte is van het ziekteverzuimbeleid. Op die manier zijn dergelijke gesprekken geen verrassing en ook minder bedreigend. 3. Geen conclusies en/of vooroordelen. Mogelijk hebt u nog niet alle informatie, begin het gesprek daarom open zonder conclusies vooraf. 4. Houd rekening met weerstand en verwacht niet direct resultaat. Ook voor de medewerker is de situatie in eerste instantie nieuw en veranderingen hebben tijd nodig. Wees dus niet te ongeduldig als het gesprek niets oplevert. Maak dan een afspraak voor een nieuw gesprek, zodat beide partijen erover kunnen nadenken. 5. Bedenk: effect = kwaliteit x acceptatie. Als de oplossing niet wordt geaccepteerd, is de kans van slagen erg klein. Hoe goed de oplossing op zich ook is.  Tips voor het gesprek: • bereid u goed voor; • formuleer heldere doelstellingen; • constateer feiten, maak geen verwijten; • neem voldoende tijd in een rustige ruimte; • vraag door op mogelijke knelpunten; • zoek naar haalbare oplossingen.  Signaleringsgesprek  In een signaleringsgesprek bespreekt de leidinggevende met de medewerker het gevoel dat er ‘iets’ niet goed is. De leidinggevende kan de medewerker met klachten zien lopen, terwijl hij zich (nog) niet heeft ziek gemeld of er zijn andere problemen dan arbeidsongeschiktheid (bijvoorbeeld privé-problemen) die aanleiding kunnen zijn of zijn geweest voor verzuim. Kortom, het gaat erom dat ongewenst gedrag optreedt en gewenst gedrag ontbreekt.  Bij een signaleringsgesprek is het doel in het algemeen: - Voorkomen van verzuim door de oorzaak van de klachten tijdig aan te pakken. - Voorkomen van verzuim door zonodig regelingen te treffen. - Voorkomen dat iemand zich ziek meldt vanwege privé-redenen (sociaal verzuim). - Bespreekbaar maken van verzuim, waarvan u vermoedt dat het om privé-redenen was.  Aandachtspunten: 1. Formuleer de gesprekspunten positief en noem het ontbreken van gewenst gedrag. Zeg dus niet: ‘Je bent de laatste twee weken vijf keer te laat gekomen.’ maar ‘Het is je de laatste twee weken vijf keer niet gelukt op tijd te beginnen.’. 2. Probeer niet te veralgemeniseren, maar betrek het op de situatie. Geef hierbij zo mogelijk concreet aan over welke situaties u spreekt. 3. Check bij de medewerker of hij deze situaties of dit gedrag ook herkent. 4. Vraag de medewerker naar oorzaken en kom daarna pas zelf met ideeën. 5. Zoek samen naar oplossingen. 6. Maak heldere afspraken over wat door wie gedaan wordt en wanneer u hierop terugkomt bij de medewerker. Privacy  Een zeer belangrijk punt bij verzuimregistratie en verzuimgesprekken is de privacy. Het verzuim van een medewerker is een zaak tussen het bedrijf en de medewerker. De leidinggevende speelt hierin een belangrijke rol. Hij zorgt voor de verzuimregistratie en voert zonodig de gesprekken. Zorg ervoor dat alle informatie vertrouwelijk wordt behandeld. De verzuimregistratie hoort goed afgesloten te zijn voor anderen. Ook hetgeen wat in de gesprekken tussen leidinggevende en medewerker wordt besproken, moet vertrouwelijk behandeld worden. Uiteraard is het soms noodzakelijk met anderen zaken te bespreken, zoals de bedrijfsleider, personeelszaken of de bedrijfsarts. Ook deze zullen zorgvuldig met de informatie om moeten gaan.  Als u verzuimgesprekken voert, let dan op het volgende: − Maak duidelijk wat u wel en niet doorvertelt en houd u aan die afspraak. − Vraag of u bepaalde zaken kunt bespreken. Bijvoorbeeld: de medewerker heeft een conflict met een ander en u wilt de ander erover aanspreken. − Respecteer de grenzen van de ander.     10.  Voorbeeld verzuimprotocol   Een medewerker die ziek is krijgt verlof om buiten het bedrijf van zijn ziekte te genezen. Dit heeft tot gevolg dat een aantal werkzaamheden wegvallen of vertragen binnen de organisatorische eenheid waar u voor verantwoordelijk bent. In het volgende stuk wordt aangegeven welke acties van u als leidinggevende worden verwacht om het ziekteverzuim te beperken. Dit heeft niet alleen te maken met de voortgang van bedrijfsprocessen maar ook met de verplichtingen die de wet aan werkgevers ( dus ook leidinggevenden) oplegt. Wanneer onderneemt u actie? Het heeft de voorkeur als de medewerker zich ziek meldt bij u als zijn leidinggevende. Zo krijgt u direct inzicht in de verwachte duur en eventueel de ernst van het verzuim. Na 2 dagen neemt u opnieuw contact op met de zieke medeweker om te vragen hoe het gaat. Contacten met langdurig zieke werknemers De direct leidinggevenden zijn als eerste verantwoordelijk voor de begeleiding van de verzuimende medewerkers. Zij onderhouden regelmatig (telefonisch) contact met de medewerker over het verloop van het herstelproces en maken afspraken over eventuele terugkeer. Daarbij is en blijft positieve aandacht het belangrijkste instrument. Als leidinggevenden en collega’s goed contact houden met de zieke werknemer zorgt dit ervoor dat hij of zij zich niet geïsoleerd gaat voelen. Zeker bij langdurige ziekte moet worden voorkomen dat een werknemer de band met het bedrijf verliest.  Tips ziekenbezoek 1. Bel uw werknemer op om een afspraak te maken. Geef daarbij aan wat de reden van uw bezoek is. 2. Bedenk met behulp van zijn directe collega's een aardige attentie. 3. Vraag tijdens het ziekenbezoek naar de ervaringen met controle en begeleiding door de bedrijfsarts. 4. Vraag of u iets voor de zieke kunt doen. 5. Vertel over de gang van zaken binnen het bedrijf (leuke nieuwtjes etc.). 6. Laat merken dat u en het bedrijf de medewerker missen. 7. Zorg dat voor alle werknemers dezelfde regels gelden m.b.t. kaartje krijgen, langs gaan etc.   Betrokken houden U kunt de werknemer op verschillende manieren betrokken houden bij het werk. Naast het gebruikelijke bloemetje of bezoek kunt u hem bijvoorbeeld uitnodigen eens langs te komen in de lunchpauze of op een bijeenkomst. De werknemer zal dit ervaren als positieve belangstelling, als u hem tenminste niet vraagt wanneer hij denkt weer aan het werk te gaan.  Verzuimgesprek Een verzuimgesprek voert u met een werknemer die vaak (minimaal 3x per 12 maanden) verzuimt. In het gesprek kunt u informeren naar de achtergronden van het verzuim. Let op: De medewerker is niet verplicht om antwoord te geven op inhoudelijke vragen, met name ten aanzien van de aard van het verzuim. Deze informatie zult u dan van de bedrijfsarts moeten krijgen voor zover dit niet in strijd is met het beroepsgeheim. Als blijkt dat het verzuim te maken heeft met privé omstandigheden van de werknemer, kunt u hem erop wijzen dat er gezocht moet worden naar een oplossing en de organisatie hem hierbij kan en wil ondersteunen bij het oplossen van deze problemen. Maak van tevoren voor uzelf een analyse van de verzuimcijfers en teken aan hoe het verzuim afwijkt van het gemiddelde en van dat van directe collega's. Is de sfeer op de afdeling een reden van zijn verzuimgedrag, dan kunt u met uw werknemer bespreken wat er gedaan kan worden om die te verbeteren. Het gesprek wordt afgerond met afspraken, die u op papier zet.  Deskundigenoordeel (second opinion) Wanneer u een beslissing van de bedrijfsarts niet begrijpt of het oneens bent met een beslissing (met betrekking tot het wel of niet arbeidsgeschikt zijn, de aanwezigheid van passende arbeid of dat u als werkgever onvoldoende re-integratie inspanningen heeft verricht), dan moet dit meteen aan de bedrijfsarts worden gemeld. Als de bedrijfsarts blijft bij zijn beslissing dan kan er een ‘deskundigenoordeel’ aangevraagd worden bij het UWV.  Conflict? Als u denkt dat een werknemer thuis zit vanwege een conflict, dient u dat zo spoedig mogelijk boven tafel te krijgen. U moet de bedrijfsarts zo snel mogelijk over uw vermoeden informeren, zodat hij de werknemer kan oproepen voor zijn spreekuur. Maar beter is natuurlijk om direct bij de ziekmelding na te gaan of er sprake is van een conflict.  De overlegstructuur in het ziekteverzuim: Sociaal Medisch Overleg (SMO) 1 x per 2 maanden P&O manager (leidt het SMO) + bedrijfsarts + bedrijfsmaatschappelijk werker + casemanager + leidinggevende Arbo - en gezondheidsbeleidsoverleg (AGBO) 2 x per jaar Decaan + bedrijfsarts + bedrijfsmaatschappelijk werker + manager P&O + Arbo- & Milieuadviseur + manager FMVG Bij een conflictsituatie is de Wet Verbetering Poortwachter niet meer van toepassing, omdat er geen sprake is van ziekte. Uitzondering is wanneer de werknemer psychische of lichamelijke klachten heeft als gevolg van het conflict. Een WIA-aanvraag wordt door het UWV afgewezen omdat de werknemer wegens een conflict thuiszit en niet wegens ziekte. Je kunt de werknemer niet ontslaan en hij blijft gewoon op de loonlijst, tenzij je als werkgever het conflict oplost, bijvoorbeeld door middel van mediation, u moet kunnen aantonen dat alles is gedaan wat is geadviseerd door de bedrijfsarts en evt. door het UWV om het conflict op te lossen. Het kan ook dat de werknemer niet meewerkt. Dan krijgt de werknemer de sanctie.  Zoek snel passend werk Probeer zo snel mogelijk helder te krijgen of iemand terug kan naar de eigen plek en al dan niet met aanpassingen werkzaamheden kan verrichten in eigen functie en zo niet, of er tijdelijk passend werk binnen het bedrijf mogelijk is. Een werknemer die bijvoorbeeld geen staand werk meer kan doen vanwege rugklachten, kan misschien nog wel zittend werk doen op kantoor. Ook als de klachten van tijdelijke aard zijn, loont het de moeite om aangepast werk te zoeken. Dat is gunstig op de korte termijn omdat een werknemer productief blijft en contact met de organisatie houdt. En dat vergemakkelijkt de re-integratie. Hoe langer iemand ziek thuis zit zonder dat er iets gebeurt, hoe moeilijker het wordt om terug te keren naar het arbeidsproces en hoe groter de kans dat wij als werkgever een loonsactie krijgen wegens stilzitten. Tijdig aangepast werk aanbieden, dit voorkomt ook problemen bij de WIA-aanvraag. Als u geen moeite heeft gedaan om aangepast werk te vinden, kan u nalatigheid verweten worden. Met als gevolg dat u nog maximaal een jaar langer het loon van de betreffende werknemer moet doorbetalen.  Meteen een dossier Twee goede redenen voor het bijhouden van een re-integratiedossier: 1. Voorkomen boete van UWV: Indien de werkgever niet kan aantonen door middel van het overleggen van een volledig re-integratiedossier dat aan alle verplichtingen van de WVP is voldaan, krijgt de werkgever een boete van het UWV die kan oplopen tot een jaar loondoorbetaling bovenop de 104 weken doorbetaling. Alle in het hierna opgenomen schema beschreven stappen moeten daarom worden opgevolgd en dienen te worden vastgelegd in het re-integratie dossier. 2. Opleggen sancties werknemer: Er zijn verschillende sanctiemogelijkheden als een werknemer niet meewerkt aan zijn re-integratie. Die beginnen met een geheel of gedeeltelelijke loonstaking en in het uiterste geval ontslag. Om dat voor elkaar te krijgen, dient u ook te beschikken over een uitgebreid re-integratie en ‘ontslag’-dossier. Begin zo’n dossier als het ziekteverzuim langdurig dreigt te worden of als uw werknemer 'kwakkelt'. Dat wil zeggen dat hij zich steeds voor kortere of langere perioden ziek meldt met onduidelijke klachten.  Verkorte wachttijd In sommige gevallen kan de organisatiet als werkgever bij het UWV aanspraak maken op de no-risk polis. De no-riskpolis zorgt ervoor dat de organisatie in ieder geval de eerste 5 jaar aanzienlijk minder financiële risico's heeft bij ziekte en arbeidsongeschiktheid van uw nieuwe werknemer. Als uw nieuwe werknemer ziek wordt in de eerste 5 jaar na indienstneming, kan UWV direct een Ziektewet-uitkering betalen. De organisatie moet weliswaar het loon doorbetalen, maar op uitzonderingen na, is de Ziektewet-uitkering 100% van het ziektewetdagloon. Het Ziektewet-dagloon zal echter meestal iets lager zijn dat het loon. Het maakt hierbij niet uit hoe de werknemer ziek is geworden. Als de werknemer last krijgt van al bestaande ziekte of beperking. De ziekte of handicap kan erger worden. Meld dit aan de P&O-adviseur. Deze kijkt dan of de WAO-uitkering kan worden verhoogd. Per saldo betaalt u dan minder loon. Als de werknemer binnen 6 jaar nadat hij bij u in dienst is gekomen opnieuw arbeidsongeschikt wordt, zal de WAO-premie niet worden verhoogd. Het is hiervoor noodzakelijk dat u zo spoedig mogelijk bij de P&O-adviseur melding maakt van de ziekte, ook als de werknemer kort ziek is, bijvoorbeeld door een griepje. De P&O-adviseur meldt de ziekte bij het UWV. Werkgever kan kosten door ziekte op derde verhalen Werkgevers hebben sinds 1996 verhaalsrecht als een werknemer door schuld van een derde - bijvoorbeeld door een auto-ongeluk - arbeidsongeschikt is geraakt. Zij kregen dit recht omdat ze meer verantwoordelijkheid hebben gekregen voor zieke werknemers. Met het verhaalsrecht kunnen bedrijven het netto doorbetaalde salaris verhalen op een derde. De werkgever blijft echter, naast inkomensbescherming, verantwoordelijk voor de re-integratie van een zieke werknemer.                        Te nemen acties door de leidinggevende in het re-integratieproces De procedure   Week 1 De leidinggevende of het secretariaat geeft de ziektemelding van de werknemer op de eerste dag van verzuim door aan SCC-P&O. Binnen 48 neemt de leidinggevende (opnieuw) contact op met de zieke medewerker. Bij twijfel over de aard van de ziekte kan de leidinggevende, in overleg met de P&O-adviseur een spoedoproep aanvragen bij de bedrijfsarts. Week 2-5 Met enige regelmaat informeert de leidinggevende hoe het gaat. Week 6 De leidinggevende vraagt de bedrijfsarts een probleemanalyse op te stellen. Er wordt een 'case manager' aangesteld. De case manager fungeert als contactpersoon tussen werknemer, leidinggevende en bedrijfsarts; de voornaamste taak is het bewaken van de administratieve processen. Week 8 Op initiatief van de personeelsadviseur (die in dit geval als case manager optreedt) wordt de leidinggevende verzocht om samen met de werknemer een plan van aanpak (hierna: PVA) op te stellen. In het PVA moeten de leidinggevende en de werknemer vastleggen dat de voortgang van het re-integratieproces minimaal één keer in de zes weken samen wordt geëvalueerd. De case manager ontvangt dit PVA en bewaart dit in het re-integratiedossier. Maand 6 Het verlofsaldo wordt aangepast door de leidinggevende (pro rato in situaties waarin sprake is van gedeeltelijk herstel of werken op arbeidstherapeutische basis). Van week 8 tot week 50 Tijdens deze periode voeren de leidinggevende , en de werknemer het plan van aanpak uit. Na bijna 1 jaar Evaluatie re-integratietraject door de leidinggevende , de casemanager, bedrijfsarts en de werknemer. Tot 1 jaar en 9 maanden Tijdens deze periode voeren de leidinggevende , en de werknemer het plan van aanpak uit. Na 1 jaar en 9 maanden Er dient een eindevaluatie van het re-integratietraject (plan van aanpak) tussen de leidinggevende , case manager en de werknemer plaats te vinden. Vervolgens zorgt de leidinggevende (ondersteund door de case manager) ervoor dat de werknemer over alle documenten voor het re-integratieverslag kan beschikken en deze kan indienen bij het UWV voor de WIA aanvraag. Na 1 jaar en 11 maanden Wanneer het UWV negatief besluit t.a.v. de toekenning WIA moet inhoudelijk besproken worden waarom en gaat het re-integratieproces verder. Hierbij zijn de leidinggevende , de medewerker en de bedrijfsarts betrokken. Na 2 jaar Bij einde dienstverband neemt de leidinggevende afscheid van de medewerker, het ontslag wordt afgehandeld door de P&O-adviseur. Bij zicht op herstel na 2 jaar ziekte wordt het plan van aanpak elke zes weken uitgevoerd, besproken en eventueel bijgesteld.    Â
